METODE PERSIDANGAN

Metode berarti cara. Sedangkan persidangan dapat diartikan sebagai suatu forum yang menyelesaikan atau memecahkan suatu masalah. Jadi pengertian dari metode persidangan itu sendiri adalah cara menyelesaikan suatu masalah dalam suatu forum berdasarkan hal / agenda yang telah dijadwalkan / dirumuskan sebelumnya.

A.    JENIS-JENIS PERSIDANGAN

1. Sidang Pembuka

      Sidang ini ditujukan untuk : 

      · Membahas agenda sidang 

      · Membahas tata tertib sidang 

      · Pemilihan presidium sidang

2. Sidang Komisi

    Sidang ini hanya diikuti oleh anggota komisi saja untuk memudahkan perumusan dan pengambilan  kebijakan sementara sehingga pembahasan bidang yang telah ditentukan lebih terfokus. Keputusan pada sidang komisi bersifat non permanen (dapat berubah) kemudian dibawa kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir. 

3. Sidang Pleno

    Biasa disebut sidang besar yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali. Sidang pleno     dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah dirumuskan sebelumnya pada sidang komisi.

     Sidang Pleno merupakan sidang rutin yang sering dilaksanakan oleh oleh suatu organisasi dalam kerangka membahas dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan kegiatan-kegiatan Rutin suatu organisasi.

4. Sidang istimewa

   Sidang Istimewa merupakan persidangan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam kerangka pengambilan keputusan yang bersifat mendesak dan berada dalam keadaan genting. Misalnya dalam negara kita, sidang istimewa guna menurunkan Gus- Dur dari kursi Presiden.

B.     PERANGKAT SIDANG

1. Pimpinan sidang

   Adalah Pimpinan sidang adalah orang-orang yang telah ditunjuk sebelumnya oleh peserta sidang yang mempunyai tugas untuk mengarahkan sidang dan ,menetapkan hasil keputusan yang telah disepakati oleh seluruh peserta sidang.

Kriteria yang harus dimiliki oleh pimpinan sidang sbb : 
Cerdas, Bijaksana, Tegas, Berwawasan luas, Humoris, Kecakapan dalam melakukan manajemen forum dan mekanisme sidang, Pengetahuan mendalam tentang sistematika dan substansi dari keputusan yang akan diambil, Kestabilan emosi, dan Stamina forum yang tinggi.

Pimpinan sidang biasanya terdiri dari 3 (tiga) orang, yakni :

• pimpinan sidang ketua,
• pimpinan sidang sekretaris (notulen) yang bertugas untuk mencatat segala ketetapan yang telah disepakati dalam persidangan untuk kemudian diarsipkan;
• dan pimpinan sidang anggota yang mendampingi kedua pimpinan sidang ketua dan pimpinan sidang sekretaris.

Macam-macam pimpinan sidang :

· Pimpinan Sidang Sementara, biasanya Pimpinan Sidang sementara berasal dari steering comittee (SC), dan biasanya hanya berjumlah 3-5 orang. 

· Pimpinan Sidang Tetap, berjumlah 3 orang, berasal dari peserta sidang yang dipilih oleh peserta sidang dengan mekanisme pemilihan yang telah disepakati bersama.

· Pimpinan Sidang Komisi, berjumlah 1-2 orang atau lebih sesuai dengan kebutuhan. Sidang komisi diadakan guna mempermudah jalannya sidang dalam pengambilan keputusan.

2. Materi sidang

   Adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. Materi ini merupakan rangkuman dari beberapa pokok-pokok permasalahan yang ada dalam tubuh organisasi tersebut.

3. Peserta sidang

   Adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan/keputusan dari permasalahan yang dibahas dalam persidangan.

4. Perangkat sidang

    Atau pendukung lainnya adalah palu sidang, alat tulis menulis dan pengeras suara.
    Adapun beberapa jenis ketukan palu sidang yang dilakukan oleh pimpinan sidang ketua yakni :

• Ketukan 1 : Mensahkan keputusan sementara, pencabutan skorsing sidang (jangka pendek), tinjauan kembali

• Ketukan 2 : Menskorsing sidang, pencabutan skorsing sidang (jangka lama)

• Ketukan 3 : Mensahkan keputusan akhir sidang, menetapkan keputusan konsideran (ketetapan hasil sidang) membuka dan menutup persidangan (ceremonial) secara resmi dan keseluruhan

• Ketukan berulang-ulang : Menenangkan peserta sidang (forum)

C. SIFAT-SIFAT PERSIDANGAN

 a. Sidang Tertutup, adalah persidangan yang dilakukan oleh suatu organisasi, dimana hasil permbicaraan yang dilakukan tersebut bersifat tertutup dan hanya diketahui oleh Pimpinan atau Anggota Organisasi tersebut dan pembicaraan tidak boleh diumumkan, kecuali sidang memutuskan untuk diumumkan seluruhnya atau sebagian. 

 b. Sidang Terbuka, adalah persidangan yang dilakukan secara terbuka dengan mengundang pihak lain yang dipandang memiliki keterkaitan dengan materi pembicaraan dalam sidang. Pada persidangan ini, hasilnya boleh diumumkan secara terbuka dan dapat diketahui oleh pihak lain diluar organisasi tersebut. Oleh karena itu dalam persidangan terbuka pihak-pihak yang diundang biasanya disebut Undangan atau peninjau.

D.    ISTILAH-ISTILAH PERSIDANGAN

1. Pending, adalah menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip.

    Contoh ; makan, shalat, kebakaran dsb.

2. Skorsing, adalah menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antar peserta sidang yang berseteru.

3. Lobying, merupakan proses diskusi antar peserta sidang diluar pengaturan pimpinan sidang.

4. Pencerahan, merupakan upaya seorang peserta sidang untuk meluruskan kesalahfahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.

5. Voting, merupakan prosesi pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.

6. Quorum, merupakan syarat sebelum persidangan dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.

7. Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.

a. Interupsi Poin of Order

Dilakukan jika terdapat disfungsi peserta sidang (termasuk petugas” sidang) yang dianggap mengganggu jalannya persidangan.

b. Interupsi Poin of Clarification

Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi.

c. Interupsi Poin of Information

Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya tehnis.

d. Interupsi Poin of Personal Previllage

Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu, diluar substansi permasalahan

8. Prosiding = Hasil ketetapan sidang/Musyawarah yang telah di bukukan (bersifat tertulis)

9. Konsideran = (Bagian) Surat keputusan